Asistencia en organización de eventos y actividades formativas

Qué ofrecemos

1) Cesión y uso de aulas y espacios docentes
Apoyo para seleccionar el aula o espacio más adecuado según el formato (sesión clínica, curso, mesa redonda, taller, reunión).

Coordinación de necesidades de montaje (mesa de ponentes, atril, disposición de asientos, tiempos de acceso y salida). Gestión de accesos y coordinación con el personal del Colegio.

2) Soporte técnico audiovisual durante el acto

• Asistencia técnica para el uso de los recursos audiovisuales del aula.
• Apoyo en presentaciones (orden, carga y prueba previa de archivos).
• Coordinación de microfonía y necesidades de sonido para ponentes y público, cuando aplique.
• Acompañamiento técnico en la sala durante el desarrollo, según el tipo de actividad.

3) Grabación de actos y documentación

• Organización de la grabación de sesiones y eventos cuando se requiera (con planificación previa).
• Preparación de los requisitos técnicos para su correcta captura y posterior uso institucional o docente.
• Coordinación con los responsables del acto para delimitar qué se graba y con qué finalidad (docente, archivo, difusión).

4) Apoyo logístico y operativo

• Check-list previo del evento (horarios, ponentes, necesidades técnicas, control de tiempos).
• Coordinación con secretaría/organización para acreditaciones, listados o control de asistencia cuando proceda.
• Resolución de incidencias el día del acto (con un canal de contacto claro y responsable asignado).

Soporte para la acreditación de actividades formativas

Cuando la actividad requiera acreditación (o se planifique con ese objetivo), ofrecemos soporte en las tareas de coordinación y preparación documental que dependen del RICOMS, en particular:

• Orientación previa sobre la información mínima que suele exigirse en una solicitud de acreditación (programa, profesorado, duración, metodología, sistema de evaluación, control de asistencia, etc.).
• Revisión de coherencia formal de la documentación del curso (programa, cronograma y estructura docente), para facilitar su tramitación.
• Apoyo logístico a evidencias: organización de registros de asistencia, actas o documentos operativos generados durante la actividad cuando proceda.
• Trazabilidad y archivo: custodia/ordenación interna de la documentación vinculada al desarrollo del acto, para su consulta posterior en caso de auditoría o requerimiento.

Nota: La acreditación final depende del organismo acreditador y de los criterios vigentes aplicables a cada actividad. Nuestro papel es facilitar la preparación y la correcta organización documental y operativa desde el RICOMS.

Costes de aulas y servicios asociados

El uso de aulas y los apoyos técnicos/operativos pueden conllevar costes asociados en función de:

• el tipo de sala y su disponibilidad,
• la duración y franja horaria,
• el nivel de soporte técnico requerido (presencia técnica, preparación previa, pruebas),
• y si se solicita grabación u otros servicios complementarios.

Por rigor y transparencia, las tarifas se facilitan siempre de forma individualizada, según la actividad concreta, mediante presupuesto/confirmación previa.

Cómo solicitar el servicio

Para garantizar una buena planificación, recomendamos solicitarlo con antelación e incluir:

• título y objetivo de la actividad,
• fecha/horario y duración,
• formato (presencial/híbrido) y número estimado de asistentes,
• necesidades audiovisuales y si se requiere grabación,
• si se solicita acreditación o se prevé tramitarla,
• responsable de la actividad y contacto operativo.